Muitos empresários sentem uma enorme dor de cabeça, quando se trata de projetos que nunca acabam. Os motivos para isso são diversos: má definição dos objetivos, mudanças de mercado durante o desenvolvimento, um novo posicionamento estratégico pela empresa, falta de recursos, dentre vários outros fatores.
O principal problema decorrente de atrasos é o aumento de custo gerado. O grande trabalho das empresas está canalizado para a melhoria dos processos de forma a reduzir ao máximo os custos. Aí vem um projeto atrasado e pronto gera um enorme gasto para a companhia.
Se identificou com esta realidade e não sabe como resolver este problema?
Então você não pode perder este post com 5 dicas para encerrar aqueles projetos que nunca acabam!
- Produtividade:
A produtividade está ligada ao aumento ou diminuição de custos dos projetos. Pessoas, tempo, máquinas e seus esforços não devem ser desperdiçados em nenhuma função. Assim, é fácil entender: projeto atrasado significa a empresa gastar dinheiro enquanto poderia ganhar em outra coisa.
- Estabeleça metas intermediárias:
Mesmo definindo um prazo final para o seu projeto, a equipe pode acabar se perdendo no meio do caminho. É isto o que, geralmente, acontece quando há constante revisões de prazos. Neste caso, o prazo não vale de nada porque não é cumprido. Para evitar este problema, defina metas intermediárias e também dê prazos para a conclusão delas.
Com esta definição você consegue saber exatamente em que ponto está o projeto, onde serão necessários ajustes e o que precisa ser feito para que ele seja concluído dentro do prazo estimado. Se a equipe conseguir cumprir todas as metas intermediárias, você saberá que o objetivo final será cumprido dentro do prazo estabelecido. Na situação inversa, você visualizará uma oportunidade para a definição de um plano de ação que contribua para reverter o caso.
- Reavalie as necessidades:
Muitas vezes o problema de projetos que nunca acabam é de solução bastante fácil: simplesmente termine-o. Alguns projetos, especialmente os de caráter contínuo, vivem indefinidamente quando não há sequer necessidade que eles existam. Por isso, é preciso fazer uma avaliação contínua sobre a real função de cada um dos projetos abertos para os objetivos da empresa.
- Redefina prazos quando for necessário:
A maioria dos projetos possui prazo de início e finalização pré-definido. Durante o andamento desses planos não é indicado mudar prazos com frequência para justificar atrasos.
No entanto, em algumas situações será necessário, e inevitável, reavaliar o tempo de entrega, de acordo com os fatores que impediram a sua conclusão e adversidades que fogem do controle da gerência e dos funcionários.
Nesse caso, avalie as tarefas prioritárias e estime a duração de cada uma delas, junto com o profissional escolhido para executar o trabalho. Isso trará uma sensação maior de compromisso e responsabilidade a esse funcionário e ajudará a equipe a recuperar o tempo perdido.
- Antecipe os Recebíveis:
Antecipar o recebimento de recursos que só seriam efetivamente integralizados no futuro, é uma forma de conferir agilidade às operações da empresa em geral. Afinal, com maior liquidez, ela tem a possibilidade de negociar de forma mais agressiva com fornecedores em busca de melhores condições.
Ainda assim, é indispensável que a antecipação de recebíveis esteja inserida dentro de maiores estratégias de expansão de negócios, uma vez que, se usada a longo prazo sem o devido planejamento, pode trazer prejuízos, como acontece com qualquer outra linha de crédito.
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